Każdy urząd i placówka, czy instytucja państwowa, w trakcie swojej działalności, wytwarza mnóstwo różnych dokumentów. Dokumenty te należy przechowywać przez okres czasu określony w przepisach, szczególnie, jeżeli chodzi o dane zgromadzone w instytucjach państwowych. Archiwizacja nie odbywa się w dowolny sposób, ponieważ także jest określona przepisami prawnymi.

Archiwizacja historyczna

Część dokumentów ma trwałą wartość historyczną. Takie akta trafiają do archiwum państwowego i są przechowywane na wieczność. Pozostałe dokumenty, po upływie określonych okresów przechowywania, trafiają na makulaturę. Archiwizacja zgodnie z przepisami prawa, wymaga przestrzegania czasu przechowywania poszczególnych dokumentów. Akta dzieli się, uwzględniając określone kryteria podziału, tak więc archiwizacja odbywa się w sposób uporządkowany.